Wie Sie abends einen leeren E-Mail-Posteingang haben. Das Sofort-Prinzip macht's möglich. #Teil 3

Thema "ORDNUNG"

"Abends einen leeren E-Mail-Posteingang zu haben, das ist unmöglich. Wie soll das funktioneren, bei der Flut an Mails die ich täglich bekomme?" Solche und ähnliche Aussagen bekomme ich immer wieder von Kunden, Kursteilnehmern und Bekannten. Mit der richtigen Vorgehensweise ist das aber möglich. Sie wollen wissen, wie das geht? Dann lesen Sie gleich den dritten und letzten Teil zum Thema E-Mail-Bearbeitung.


Mal ehrlich, wie sieht Ihr Posteingang abends aus?

Ist er komplett leer, sind einige ungelesen und gelesene E-Mails vorhanden oder unendlich viele? Im Grunde genommen geht es nur um Sie und Ihre Empfindung. Wenn es für Sie absolut ok ist, dass Sie Ihr Posteingangsfach auch gleichzeitig als Archiv für Ihre E-Mails verwenden, dann ist das Ihre persönliche Entscheidung. Allerdings treffe ich immer wieder Menschen, deren überfüllter Posteingang die gleiche Wirkung auf sie hat, wie ein mit Stapeln überladener Schreibtisch:

° Sie fühlen sich eingeengt.
° Sie haben keinen Überblick mehr.
° Sie fühlen sich einfach nicht mehr wohl.
° Sie wollen das E-Mail-Programm gar nicht mehr öffnen.
° Sie haben ständig das Gefühl, nie fertig zu werden.

Gründe für einen überfüllten Posteingang

Warum schaffen es einige nicht, den Posteingang abends halbwegs leer zu haben? Weil wir die Flut der E-Mails nicht richtig ab- und bearbeiten. Das Phänomen verhält sich ganz ähnlich wie mit unseren Stapeln am Schreibtisch. Das heißt,

° wir öffen meistens gleich morgens unser E-Mail-Programm,
° sichten mal unsere E-Mails durch,
° ärgern uns vielleicht über das eine oder andere E-Mail.
° Einige E-Mails werden vielleicht gleich bearbeitet,
° das eine oder andere schon mal gelöscht,
° und schon wechseln wir wieder zu einer anderen Aufgaben,
° oder lassen uns vom Kollegen ablenken.
° Bis wir nach ein paar Minuten schon wieder nach neuen E-Mails Ausschau halten.

So nutzen Sie das "Sofort-Prinzip" für Ihre effiziente E-Mail-Berabeitung

Diese Methode eignet sich nicht nur für die Bearbeitung von Papierstapel, sondern auch für die effiziente Bearbeitung Ihrer E-Mails. Sie gehen am besten wie folgt vor: Öffnen Sie nur drei bis vier Mal am Tag Ihren E-Mail-Account für rund 20 bis 30 Minuten. Nun gehen Sie Schritt für Schritt Ihre neuen E-Mails durch und stellen sich bei jeder E-Mail folgende Fragen:

1/
Brauche ich diese E-Mail?

Überlegen Sie, ob Sie diese E-Mail wirklich benötigen. Welchen Zweck erfüllt sie? Falls es eine reine Information ist, dann nehme Sie diese zur Kenntnis und löschen dann die E-Mail. Achtung: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für E-Mails sind u.a. in § 257 HGB und § 147 AO geregelt.
Beispiel: Ihre Kollegin informiert Sie, dass Sie heute früher nach Hause geht.

2/
Kann ich diese E-Mail in maximal drei bis fünf Minuten bearbeiten?

Die besagte E-Mail ist wichtig und wird nicht gelöscht. Schätzen Sie, wie lange Sie für die Erledigung brauchen. Wenn Sie nicht mehr als fünf Minuten benötigen, erledigen Sie es sofort und legen Sie die E-Mail in Ihrer Ablage-Struktur ab.
Beispiel: Ein Kunde benötigt von Ihnen eine kurze Info zum aktuellen Projekt.

3/
Brauche ich länger als fünf Minuten für diese E-Mail?

Sollte die besagte E-Mail länger daueren: Schätzen Sie ab, wie lange Sie dafür brauchen werden und vergeben Sie gleich ein Zeitfenster in Ihrem Kalender dafür. Die E-Mail können Sie bei diesem Termin elektronisch einfügen oder Sie drucken diese aus und legen sie in Ihr Wiedervorlagesystem ab.
Beispiel: Einer Ihrer Kunden hat Ihnen einen neuen Auftrag erteilt. Sie sollen bis nächste Woche Ihr ausführliches Angebot mit Plänen, Bemessungen usw. zusenden.

4/
Muss ich diese E-Mail aufheben?

Die E-Mail ist wichtig und aufbewahrungspflichtig. Sie haben aber keinen Handlungsbedarf, sondern es handelt sich um eine reine Information. Dann legen Sie diese in dem entsprechenden Ablage-Ordner ab.
Beispiel: Ein Kunde erteilt Ihnen den Auftrag für ein neues Projekt.

5/
Betrifft mich diese E-Mail überhaupt?

Die besagte E-Mail ist gar nicht für Sie bestimmt: Dann leiten Sie diese weiter. Wenn Sie eine Assistentin haben, dann können Sie mit Sicherheit die eine oder andere E-Mail an sie weiterleiten. Oder einer Ihrer Abteilungsleiter ist für diesen Bereich zuständig, dann einfach weiterdelegieren. Sollten Sie Einzelunternehmer sein, dann wird das Weiterleiten und Delegieren an Kollegen eher nicht möglich sein.
Beispiel: Der Steuerberater ersucht um Übermittlung Ihrer Unterlagen. Sie leiten die E-Mail an die Buchhaltung zur Erledigung weiter.

Fazit

Gehen Sie jede E-Mail nach dieser Systematik durch und stellen sich diese fünf Fragen. Danach schließen Sie Ihr E-Mail-Programm und widmen sich wieder anderen Aufgaben. Diese Vorgehensweise führen Sie drei bis maximal vier Mal pro Tag durch. Schnell werden Sie merken, wie Ihr E-Mail-Postfach aufgeräumter wird und abends leer ist. Machen Sie sich täglich bewusst, dass Sie die Zügel in der Hand haben. Sie bestimmen, wann und wie oft Sie Ihr E-Mail-Programm öffnen und Ihre E-Mails systematisch bearbeiten. Probieren Sie es einfach aus und machen Sie sich das Sofort-Prinzip zu Ihrem ständigen Begleiter.

Ich wünsche Ihnen wie immer viel Freude und Erfolg dabei! Sie werden begeistert sein und schon bald viel entspannter sein. Lassen Sie mich wissen, wie es Ihnen damit geht. Schreiben Sie mir eine E-Mail an beratung@angelika-philipp.com oder rufen Sie mich an +49 159 028 29 649! Ich freue mich auf Ihr Feedback!

Angelika Philipp
Ihr Business-Coach für Ordnung & Struktur